수천 개 데이터도 1초 만에 저격: 노션 데이터베이스 필터(Filter)와 정렬(Sort) 마스터 하기

노션(Notion)에 데이터베이스를 만들고 스마트한 표를 만들고 하루하루 업무 기록과 아이디어를 쌓아가다 보면 어느새 엄청난 뿌듯함을 느낍니다.

하지만 데이터가 50개, 100개를 넘어가기 시작하면 곧바로 새로운 문제에 직면하게 됩니다.

"분명히 저번 달에 저장해 둔 인스타그램 릴스 대본이 있었는데 어디 있지?" 라며 마우스 휠을 끝도 없이 내리거나, 검색을 해보지만 무용지물인 경우가 많습니다.

내가 원하는 순간에, 내가 보고 싶은 알맹이 데이터만 자석처럼 쏙쏙 골라내서 볼 수 있다면 얼마나 쾌적할까요?

노션 데이터베이스의 진가는 수백, 수천 개의 데이터 속에서 내가 설정한 조건에 맞는 데이터를 바로 걸러주는 기능에 있습니다.
방대한 정보 속에서 길을 잃지 않게 해주는 핵심 나침반, '필터(Filter)'와 '정렬(Sort)'의 실전 설정법을 알기 쉽게 정리해 보겠습니다.

🛠️ 실습 전 필수 확인: 사용할 표의 세로 열(속성) 이름 설정

본격적인 실습에 들어가기 전, 꼭 기억하셔야 할 점이 있습니다.
노션에서 필터나 정렬을 걸 때 나타나는 선택 메뉴들은 노션의 고정 고유 메뉴가 아니라, 사용자가 직접 만들어서 설정한 '세로 열(속성)의 머리글 이름'입니다.

사람마다 표를 만들 때 설정하는 이름이 전부 다 다르기 때문에 설명의 편의를 위해 가장 보편적으로 많이 사용하는 아래 3가지 세로 열(속성)이 표에 이미 만들어져 있다고 가정하고 진행하겠습니다.
만약 본인의 표에 이 속성 이름이 없다면, 아래와 똑같이 수정하시거나 새로 추가하시면 이후 설명에서 이해하시기가 훨씬 수월할 것입니다.

• 첫 번째 열: [업무 내용] (노션의 기본 글자 입력)
• 두 번째 열: [상태] (노션의 고정 기능 중 '선택' 혹은 '상태' 유형을 골라, 내부에 [진행중], [완료] 라벨을 입력)
• 세 번째 열: [마감일] (노션의 고정 기능 중 '날짜' 유형을 골라, 마우스로 달력 날짜를 클릭)
  
  

🔍 원하는 것만 쏙쏙 골라보는 투명 돋보기: 필터(Filter)

노션의 '필터(Filter)'는 말 그대로 수많은 정보 중에서 내가 보고 싶지 않은 것들은 화면에서 싹 숨겨버리고, 내가 지정한 조건에 맞는 정보만 체에 걸러서 보여주는 기능입니다.

예를 들어, 내가 수십 개의 회사 업무 리스트를 표로 채워두었다면 그 안에는 이미 끝난 업무와 아직 시작도 안 한 업무가 마구잡이로 섞여 있을 것입니다.
이때 내 눈앞의 화면을 깔끔하게 정돈해 주는 기본 필터 설정법입니다.

기본형 필터 설정 (마우스 동선)

1. 데이터베이스 우측 상단을 보시면 깔때기 모양의 [필터] 아이콘이 있는데요 이 아이콘을 클릭합니다.
2. 클릭하자마자 아래로 조그만 팝업창이 열리면서 내가 표에 만들어 두었던 세로 열(속성) 이름들이 나열됩니다.
3. 목록 중에 위에서 상태별 분류를 하기 위해 만들어 두었던 [상태] 단어를 선택합니다.
4. 우측에 세부 조건 선택 창이 하나 더 뜨면, 여러 항목 중 내가 보고 싶은 [진행중] 칸에 체크해 줍니다.

이렇게 하는 순간, 이미 끝나서 볼 필요 없는 '완료' 상태의 업무 카드들이 화면에서 순식간에 사라진 걸 확인할 수 있습니다. 오직 지금 당장 처리해야 하는 '진행중' 업무들만 깔끔하게 정돈되어 내 시선이 분산되는 것을 막아줍니다.

실무용 복합형 필터 그룹 설정 (AND와 OR의 조합)

데이터가 수백개씩 정말 많아지면 필터 하나만으로는 부족합니다.
"상태가 진행중 '이면서(AND)' 마감일이 '오늘'인 것만 골라줘" 혹은 "상태가 진행중 '이거나(또는)' 마감일이 '비어있음'인 것만 모아줘"라는 복합 조건이 필요한 경우가 생깁니다.

1. 방금 만든 필터 창 우측 끝에 있는 점 3개 아이콘을 누르고 [고급 필터로 전환]을 클릭합니다.
   (화면이 한 줄짜리 문장 형태로 바뀝니다.)
2. 아래쪽에 있는 [규칙 추가] 버튼을 누르면 밑으로 조건 설정 칸이 한 줄 더 늘어납니다.
3. 새로 생긴 두 번째 줄에 위에서 만들어 둔 날짜 이름인 [마감일] 라벨을 선택하고 조건을 [오늘]로 지정해 줍니다.
4. 두 줄의 조건 사이에 있는 글자를 클릭해서 두 조건이 동시에 만족해야 하는 [~및(AND)]으로 둘지, 두 조건중 하나만 맞아도 되는 [또는(OR)]으로 둘지 선택해 주면 복합 필터 세팅이 끝나고 원하시는 결과를 확인 하실 수 있습니다.

🔽 우선순위를 강제로 잡아주는: '정렬(Sort)'

필터를 통해 내가 보고 싶은 데이터들만 화면에 골라냈다면, 이제는 어떤 데이터를 가장 먼저 처리해야 하는지 '순서'를 잡아줄 차례입니다.
이때 사용하는 것 이 '정렬(Sort)' 기능입니다. 

📱 정렬 설정 

• 데이터베이스 우측 상단의 위아래 화살표 모양의 [정렬]아이콘을 클릭합니다.

 

마감일 순서로 줄 세우기 (시간 정렬)

1. 우측 상단 [정렬] 아이콘을 누르면 아래로 창이 열리면서 내 표의 세로 열 이름들이 뜹니다. 그중에서 날짜 정보를 품고 있는 [마감일]이라는 글자를 마우스로 클릭합니다.
2. 바로 우측에 나타나는 세부 옵션 중에서 [오름차순]을 선택해 줍니다.

이렇게 설정하는 순간 표 전체가 움직이면서, 오늘 당장 끝내야 하는 가장 촉박한 마감일 업무가 표의 가장 맨 위 첫 번째 줄로 올라옵니다. 마감일이 널널한 업무들은 아래로 차례대로 배치되면서, 아침에 출근해서 내가 어떤 일부터 손을 대야 하는지 에너지를 낭비할 필요도 고민할 필요도 사라집니다.

💬 추가로 알면 좋은 돌발 상황 해결법 (FAQ)

Q1. 필터를 걸어서 화면을 깨끗하게 정리했는데, 제 동료나 팀원들 화면에서도 데이터가 사라졌다고 난리가 났습니다.
A1. 데이터베이스 상단에 필터를 걸면 우측 맨 끝에 파란색 글씨로 [모두에게 저장]이라는 문구가 나타납니다. 이걸 누르면 이 페이지를 공유하는 모든 사람의 화면이 똑같이 필터링 됩니다. 나 혼자만 조용히 필터를 걸어서 데이터를 보고 싶다면, [모두에게 저장] 버튼을 누르지 말고 그냥 내 화면 상태로만 놔두시면 팀원들의 화면에는 아무런 영향이 가질 않습니다.

Q2. 마감일 순서로 정렬을 해두었는데, 마감 날짜가 똑같은 업무가 5개나 되면 그 안에서는 순서가 엉망진창으로 꼬입니다. 방법이 없나요?
A2. 정렬 규칙을 레이어처럼 겹겹이 쌓아 올리면 해결됩니다. 우측 상단 [정렬] 버튼을 다시 누르고 그 안에서 [정렬 추가] 버튼을 한 번 더 클릭해 보세요. 1순위 정렬은 마감일(오름차순)로 두고, 2순위 정렬로 내 표에 있는 다른 열 이름(예: 상태)을 하나 더 얹어주는 것입니다. 이렇게 하면 마감 날짜가 똑같은 5개의 업무가 뭉쳐있을 때, 그 안에서 노션 시스템이 알아서 지정된 2순위 규칙대로 한 번 더 정교하게 줄을 세워 줍니다.

 

여기까지 수많은 데이터가 무질서하게 쏟아지는 노션 데이터베이스 공간 안에서, 내가 원하는 알맹이 정보만 쏙 골라내는 필터 조합법과 칼같이 순서를 정돈해 주는 정렬의 다중 레이어 기능까지 살펴보았습니다.

특히 이 필터와 정렬 기술은 나중에 다룰 다른 페이지에 똑같은 표의 거울 복사본을 만들어 보여주는 '링크된 데이터베이스'라는 고급 자동화 기술과 결합했을 때 진짜 엄청난 시너지 기적을 일으키게 됩니다. 원본 표를 해치지 않고도, 내 방 페이지에는 오늘 마감인 일만 띄우고, 회사 페이지에는 업무 일지만 따로 떼어내서 필터링해 볼 수 있기 때문입니다.

위의 세팅법들을 지금 바로 내 노션 페이지의 표나 달력을 열어 가볍게 실행해 보세요.
정리되지 않던 수많은 정보들이 내가 원하는대로 일사불란하게 움직이는 똑똑한 미니 검색 엔진으로 변하는 경험을 하시게 될 것입니다.

지금까지 노션의 기초라 할 수 있는 기능등에 대해 알아 보았습니다.
다음번에는 한 단계 더 나아가서, 자동화 설계에 대한 이야기로 찾아오겠습니다.